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Unternehmensbeitrag / Interview

«Rolle der Prozessautomatisierung ist zentral»

Von Hans Oberholzer, Frox AG · 2017

Bei allen Prozessen sollte man das Potenzial einer Automatisierung prüfen.

Als Experte für digitale Transformation und
IT Services Management entwickelt und integriert Frox Automatisierungs­lösungen,
um Geschäftsprozesse agiler und effizienter zu gestalten.
Ein Gespräch mit COO Hans Oberholzer.

Was verstehen Sie unter Prozessautomatisierung und was bringt sie einem Unternehmen?

Grundsätzlich sind in jedem Unternehmen Arbeitsabläufe durch Prozesse definiert. Die Prozessautomatisierung zielt auf sämtliche Geschäftsprozesse ab, die, wie der Name schon sagt, die Arbeitsabläufe automatisieren. Unternehmen profitieren auf unterschiedlichen Ebenen, etwa der Steigerung der Effizienz, der Qualitätssicherung oder der Erhöhung der Sicherheit. Letztlich leistet die Prozessautomatisierung einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Was empfehlen Sie Unternehmen, die sich neu mit dem Thema auseinandersetzen und wie gehen Sie konkret vor, um Prozesse in Unternehmen zu automatisieren?

Wichtig ist, die Prozessautomatisierung auf die strategischen Ziele des Unternehmens abzustimmen und sie an die laufenden Veränderungen im Geschäftsumfeld anzupassen. Am besten geht man vom Grossen ins Kleine. Dabei prüft man auf jeder Stufe das Potenzial einer Automatisierung und priorisiert diese nach Wichtigkeit und Beitrag an der Erfüllung der Unternehmensziele. Das Ziel ist, mit möglichst wenigen Massnahmen ein Maximum an Optimierung zu erreichen.

Welche Unternehmen profitieren am meisten von der Prozessautomatisierung?

Je nach Unternehmen ist das Potenzial unterschiedlich hoch. Das höchste Potenzial liegt bei häufigen, repetitiven Aufgaben, bei welchen Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen involviert sind. Mit der Automatisierung solcher Geschäftsprozesse nimmt man den Mitarbeitenden diese zeitraubende und monotone Arbeit ab und motiviert sie, indem man sie beispielsweise in spannende Innovationsprojekte involviert. Gleichzeitig erwarten gerade junge Kunden einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung der von ihnen genutzten Services. Hier spielt Prozessautomatisierung eine wesentliche Rolle.

Für wen ist die Prozessautomatisierung ein relevantes Thema?

In den meisten Bereichen und Abteilungen gibt es ein hohes Potenzial, sowohl bei Kernprozessen als auch bei internen Hilfsprozessen. Beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters etwa soll dieser vom seinem ersten Arbeitstag an produktiv arbeiten. Der Vertrag muss unterschrieben, die PK angemeldet und administrative Informationen hinterlegt werden. Der Mitarbeiter braucht einen Zugang zu den Räumlichkeiten, einem PC und eine Berechtigung für den Zugriff auf interne Systeme. Diesen Prozess kann man so weit automatisieren, dass möglichst wenig Aufwand entsteht. Trotzdem wird gerade dieser Prozess in vielen Unternehmen grösstenteils manuell umgesetzt. Ähnliche Beispiele gibt es in jeder Abteilung.

Gemäss einer Studie der HSG haben über 40 Prozent der Schweizer Unternehmen Aufholbedarf bei der Prozessautomatisierung. Wie kommt das und welche Branchen haben den grössten Bedarf? 

Heute werden Arbeitsabläufe meist durch IT-Programme unterstützt. Vertrieb, HR und Buchhaltung haben jeweils eine andere Software-Lösung. In der Vergangenheit haben Unternehmen versucht, diese Medienbrüche durch eigenentwickelte Schnittstellen zu beseitigen, die aber oft komplex, kostenintensiv und unflexibel sind. Heute ist eine systemübergreifende Prozess­automatisierung durch den Einsatz moderner Business-Process-Management-Lösungen viel einfacher möglich. Unternehmen mit komplexen System- und Prozesslandschaften haben sicherlich den höchsten Bedarf an Prozessautomatisierung. Beispiele dafür sind das Gesundheitswesen, die öffentlichen Verwaltungen und Versicherungen.

Heutzutage ist die Verantwortung bei der Prozessautomatisierung häufig in den IT-Abteilungen angesiedelt. Ist das immer sinnvoll?

Ich denke, das Business wird zwangsläufig immer mehr Verantwortung bei der Prozessautomatisierung übernehmen, denn hier soll die Effizienz gesteigert und auf die laufenden Veränderungen am Markt reagiert werden. Leider ist das Verständnis für die Businessanforderungen in der IT oft ungenügend, und die Umsetzung dieser Anforderungen dauert zu lange. Durch den Einsatz geeigneter Lösungen lassen sich Prozessoptimierungen heute auch ohne spezifisches IT-Know-how direkt durch die Businessvertreter umsetzen – das entlastet die IT und bringt Flexibilität ins Geschäft.

Im Interview

Hans Oberholzer
COO, Frox AG
Feldbachstrasse 80 · 8634 Hombrechtikon
T: +41 (0)55 254 12 54

www.frox.ch